Γιατί είναι χρήσιμη η ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις επιχειρήσεις;

Σε συνέχεια του άρθρου που δημοσιεύσαμε το καλοκαίρι σχετικά με την ανακοίνωση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σας παραθέτουμε το ακόλουθο:


Το e-invoicing υπόσχεται εξοικονόμηση κόστους και αύξηση της ανταγωνιστικότητας των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων. 

Μέχρι και 587 εκατομμύρια ευρώ την ημέρα θα μπορούσε να εξοικονομεί η Ευρωπαϊκή Ενωση, μέσα από την ευρεία καθιέρωση της πρακτικής της ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Με σχεδόν 28 δισεκατομμύρια τιμολόγια να διακινούνται στην Ευρώπη σε ετήσια βάση και με τη δυνατότητα εξοικονόμησης 5,5 με 8,5 ευρώ ανά τιμολόγιο, η δυνατότητα για μείωση του κόστους υπολογίζεται στα 139 με 214 δισεκατομμύρια ευρώ ετησίως. Ειδικά σε μία οικονομική συγκυρία όπως αυτή που βιώνουμε, τα μεγέθη αυτά δεν είναι δυνατό να μας αφήνουν αδιάφορους.

Πρόσφατη συνάντηση των εκπροσώπων των ευρωπαϊκών χωρών για το e-invoicing, που πραγματοποιήθηκε το καλοκαίρι στην Κροατία, είχε σαν στόχο την ανταλλαγή βέλτιστων πρακτικών μεταξύ των «ειδικών» των διαφόρων χωρών, με στόχο την επιτάχυνση του ρυθμού υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Κάποια από τα βασικά συμπεράσματα της συνάντησης αυτής ήταν η ανάγκη για υποστήριξη των μικρομεσαίων επιχειρήσεων μέσα από λύσεις και προγράμματα διαχείρισης γνώσης και ανταλλαγής πληροφορίας, ώστε να διαθέτουν τη γνώση και την αυτοπεποίθηση που χρειάζονται για να προχωρήσουν σε πρακτικές e-invoicing.

Επιπλέον, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο θα πρέπει να ορίζεται ως απαραίτητη προϋπόθεση για όλες τις προμήθειες του δημοσίου, ώστε ο βαθμός υιοθέτησης και τα οικονομικά οφέλη που αυτό επιφέρει να επιτυγχάνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα. Το συνέδριο επεσήμανε ακόμα την ανάγκη για τις χώρες της Νοτιοανατολικής Ευρώπης να ανεβάσουν ταχύτητα στο e-invoicing και να αντιληφθούν ότι αποτελεί ένα μέσο για τόνωση της οικονομίας και διευκόλυνσης της ένταξης των εθνικών επιχειρήσεων στην ευρωπαϊκή αγορά.

Συζητήθηκε, τέλος και ο μελλοντικός ρόλος του CEN e-Invoice Gateway, μίας πύλης η οποία παρέχει υποστηρικτικό και ενημερωτικό υλικό για τη διευκόλυνση της μετάβασης μιας εταιρείας σε περιβάλλον e-invoicing. Το netweek επικοινώνησε με κάποιους από τους Country Experts στον χώρο του e-invoicing και παραθέτει τις απόψεις και τις βέλτιστες πρακτικές που αυτοί συστήνουν.

Η σημασία των προτύπων: 
Ole Madsen, Country Information Manager - Δανία
Οταν ξεκινήσαμε να χρησιμοποιούμε ηλεκτρονικά αρχεία στη Δανία το 2005, υπήρχαν πολλές εταιρείες Πληροφορικής και λογισμικού που είχαν διαφορετική άποψη σχετικά με το πώς έπρεπε να γίνει αυτό. Η κυβέρνηση της Δανίας αποφάσισε τότε να προχωρήσει σε νόμο που προβλέπει ότι όλοι οι προμηθευτές του δημοσίου είναι υποχρεωμένοι να παρέχουν ηλεκτρονικά τιμολόγια.

Ο νόμος προσδιορίζει επίσης τα χαρακτηριστικά και τη μορφή που θα πρέπει να έχουν τα τιμολόγια. Οι λύσεις που τείνουν να επιβιώνουν είναι εκείνες που βασίζονται σε καθιερωμένα πρότυπα, τα οποία υποστηρίζονται από διεθνείς οργανισμούς, π.χ. W3C ή OASIS. -Εξίσου κρίσιμο είναι τα πρότυπα που θα ακολουθηθούν να είναι ανοικτά και δωρεάν.

Είναι επίσης σημαντικό να βοηθηθούν οι μικρότερες επιχειρήσεις, στο ξεκίνημά τους. Στη Δανία, το κράτος παρείχε δωρεάν μια σχετική υπηρεσία, επιτρέποντας στις μικρές επιχειρήσεις να στέλνουν τα έντυπά τους τιμολόγια σε έναν φορέα που αναλάμβανε το σκανάρισμά τους και την αποστολή ενός αρχείου δομημένου XML στον παραλήπτη. Αλλη μια σχετική υπηρεσία είναι η λειτουργία ενός Document Portal, όπου οι μικρές επιχειρήσεις μπορούν να σημπληρώνουν τα στοιχεία σε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο και να το αποστέλουν αυτόματα στον κρατικό φορέα τον οποίο τιμολογούν.

Η χρήση του Ιnternet ως άνευ χρέωσης μέσου μεταφοράς των ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι πολύ μεγάλης σημασίας. Για το λόγο αυτό, υποστηρίζουμε και μια λύση ανοικτού κώδικα η οποία επιτρέπει σε μικρές και μεγάλες εταιρείες Πληροφορικής να ενσωματώσουν το format των αρχείων και την ασφαλή μεταφορά μέσω Internet στο δικό τους λογισμικό.

Η μικρή εταιρεία που επιζητά μια δωρεάν λύση, μπορεί να χρησιμοποιήσει το ανοικτού κώδικα Government Secure Document Software. Η μεγάλη εταιρεία που χρειάζεται μια πιο εξελιγμένη λύση, μπορεί να την αναζητήσει στην αγορά Πληροφορικής.

Το ebInterface του AUSTRIAPRO
Gerhard Laga, Country Information Manager - Αυστρία
Ο Gerhard Laga, ο οποίος είναι Επικεφαλής του e-Center του Οικονομικού Επιμελητηρίου Αυστρίας, επίσης επισημαίνει τη σημασία των προτύπων και του ρόλου της κυβέρνησης στη διάδοση του e-invoicing: «Το Οικονομικό Επιμελητήριο της Αυστρίας έχει δραστηριοποιηθεί στον χώρο του e-invoicing από το 2005.
Πέρα από τις ενέργειές μας να κινητοποιήσουμε την Ευρώπη προς την κατεύθυνση του e-invoicing από το 2007, σε συνεργασία με τον οργανισμό AUSTRIAPRO αναπτύξαμε το ανοικτό XML format ebInterface -με προσέγγιση τύπου bottom-up.

Το Επιμελητήριο παρέχει στα μέλη του, υπό μορφή υπηρεσίας, δωρεάν λογισμικό και ενημερωτικά βιβλία πάνω στο e-invoicing. Από το 2011, το Υπουργείο Οικονομικών και φορείς όπως το Δημαρχείο της Βιέννης, δέχονται ηλεκτρονικά τιμολόγια σε format ebInterface.»

Ευκαιρία για βελτίωση όλων των διαδικασιών των μικρομεσαίων επιχειρήσεων
Darko Gulija, Εθνικό Συμβούλιο για το e-Business - Κροατία
Για να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη του e-invoicing στην επιχείρησή σας, πρέπει να «πιάσετε» την πλειοψηφία των εταιρειών με τις οποίες συνεργάζεστε, συμπεριλαμβανομένων των μικρομεσαίων επιχειρήσεων (ΜΜΕ). Αντιπροσωπεύουν ένα σημαντικό μέρος της αγοράς του e-invoicing, αλλά και παρουσιάζουν τις μεγαλύτερες ευκαιρίες για βελτιώσεις σε αποτελεσματικότητα και εξοικονόμηση κόστους. Η επιτυχής υιοθέτηση του e-invoicing από τις ΜΜΕ χαρακτηρίζεται από δύο σημεία-κλειδιά: την ευκολία χρήσης και τη διάθεση της γνώσης.

Οι λύσεις που απευθύνονται σε ΜΜΕ πρέπει να είναι ευνόητες τόσο σε τεχνικό, όσο και επιχειρηματικό επίπεδο. Η κατάρτιση ενός ξεκάθαρου επιχειρησιακού μοντέλου είναι, ενδεχομένως, ακόμη σημαντικότερη από οποιαδήποτε τεχνική λύση. Για να ξεπεραστούν οι αμφιβολίες που αντιμετωπίζουν οι επιχειρησιακοί χρήστες όταν μπαίνουν σε έναν νέο τομέα τον οποίον δεν γνωρίζουν, χρειάζονται μια ξεκάθαρη άποψη του συνολικού κόστους (κόστους υπηρεσίας, λογισμικού, εξοπλισμού, εκπαίδευσης και ανθρώπινου δυναμικού) και των οφελών.

Πολύ σημαντική είναι και η δύναμη της διαχείρισης της γνώσης. Η πρόσβαση στη συνολική εικόνα που προκύπτει από τη σύνθεση της επιμέρους πληροφορίας, σε μια εύκολη και μη τεχνική γλώσσα και η ευκολία άντλησης απαντήσεων στα συγκεκριμένα ερωτήματα που θέτει ο χρήστης, θα τονώσουν την αυτοπεποίθησή του να ξεκινήσει κάτι καινούριο.

Θα χρειαστεί ακόμα ένα εργαλείο που θα βοηθήσει τον χρηστη να εκτιμήσει την ετοιμότητά του, ώστε να μπορεί να υπολογίσει τους απαιτούμενους πόρους και τεχνικές προϋποθέσεις και να κατανοήσει την ευκαιρία που προσφέρει το e-invoicing για την ευρύτερη βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών.

Το ευρύτερο πλαίσιο του e-invoicing
Η αυτοματοποίηση και η απλοποίηση των συναλλαγών μεταξύ των επιχειρήσεων επιτρέπει γρηγορότερη και ακριβέστερη επεξεργασία δεδομένων, μεγαλύτερη επιχειρηματική ευελιξία και προσαρμογή σε φορολογικούς και άλλους κανονισμούς.

Τα πλεονεκτήματα του e-invoicing έναντι των έντυπων τιμολογίων είναι πολλαπλά. Το e-invoicing μπορεί να είναι τόσο απλό όσο η αποστολή και λήψη ηλεκτρονικών τιμολογίων αλλά και τόσο εξελιγμένο όσο η ολοκληρωμένη επεξεργασία των σχετικών δεδομένων, χωρίς να απαιτείται η παραμικρή παρέμβαση για την εκτέλεση απλών και επανλαμβανόμενων διαδικασιών.

Οσον αφορά τα πλεονεκτήματα, αυτά μπορεί να είναι τόσο απλά όσο η κατάργηση του κόστους εκτύπωσης και αποστολής τιμολογίων, αλλά και τόσο σύνθετα όσο η γρήγορη και αυτοματοποιημένη τακτοποίηση των εκκρεμοτήτων μιας επιχείρησης. Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες προλαμβάνουν τα ανθρώπινα σφάλματα και τον αντίκτυπό τους όσον αφορά την ικανοποίηση του πελάτη ή τη φορολογική νομιμότητα. Βγάζοντας τα καθημερινά, διαχειριστικά θέματα από τη μέση, το e-invoicing ανοίγει το δρομο για εστίαση στην καινοτομία, την ανταγωνιστικότητα και την ανάπτυξη.


Πηγές:
http://www.netweek.gr/default.asp?pid=9&la=1&arId=22078&pg=2&ss=
http://www.e-invoice-gateway.net/