αποστολή προς undisclosed recipients μέσω Outlook

Συχνά προκύπτει η ανάγκη να αποστείλουμε το ίδιο mail μαζικά σε πολλές επαφές. Η πιο απλή λύση είναι η προσθήκη των διευθύνσεων e-mail όλων των παραληπτών στο Cc πεδίο (Κοιν. από το κοινοποίηση στην ελληνική έκδοση) της φόρμας δημιουργίας νέου μηνύματος. Στην περίπτωση όμως, που θέλουμε να αποστείλουμε το ίδιο μήνυμα σε πολύ μεγάλο αριθμό παραληπτών, η εξίσου μεγάλη λίστα, που θα προκύψει, με όλες τις διευθύνσεις των παραληπτών μέσα, αποτελεί πιθανόν ανεπιθύμητη συνέπεια. Επίσης με τη μέθοδο αυτή κάθε παραλήπτης έχει πρόσβαση στη λίστα και άρα γνωρίζει τα mails όλων των υπόλοιπων παραληπτών που συμμετείχαν στην ομαδική αποστολή, κάτι που πιθανόν θα θέλαμε να αποφύγουμε.

Η λύση που προσφέρεται μέσω του Outlook είναι η αποστολή του μηνύματος σε έναν εικονικό παραλήπτη με την επονομασία "undisclosed recipients".  Αναλυτικά η διαδικασία:

Αρχικά πρέπει να καταχωρήσουμε την εικονική επαφή με όνομα "undisclosed recipients".

Αυτό στο Outlook 2007 γίνεται ως εξής:

1. Από το μενού επιλέγουμε Tools >> Address Book
2. Έπειτα επιλέγουμε File >> New Entry.. και στο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε New Contact και πατάμε OK
3. Στη φόρμα που εμφανίζεται στο πεδίο Full Name πληκτρολογούμε undisclosed recipients και στο E-mail εισάγουμε το δικό μας mail
4. Αν υπάρχει ήδη καταχωρημένη επαφή με το mail μας, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα μας ειδοποιεί γι αυτό. Σε αυτήν την περίπτωση κάνουμε click στο Add New Conntact και πατάμε OK

Στο Outlook 2013 το μενού διαφοροποιείται ελαφρώς και έτσι για να εμφανιστεί η φόρμα της εισαγωγής νέας επαφής κάνουμε click στο βελάκι του κουμπιού New και επιλέγουμε Contact.


Τώρα για να αξιοποιήσουμε τη δυνατότητα μαζικής αποστολής προς πολλούς παραλήπτες, χωρίς να είναι σε κανέναν από αυτούς ορατά τα mail των υπόλοιπων παραληπτών, παρά μόνο η επαφή undisclosed recipients, που δημιουργήσαμε πιο πάνω, ακολουθούμε την εξής διαδικασία:

1. Ξεκινάμε τη δημιουργία ενός νέου μηνύματος
2. Κάνουμε click στο κουμπί To...
3. Επιλέγουμε την επαφή undisclosed recipients που δημιουργήσαμε πιο πάνω και κάνουμε click στο κουμπί To-> για να την προσθέσουμε
4. Επιλέγουμε όλες τις επαφές στις οποίες θέλουμε να αποστείλουμε το παρόν μήνυμα και κάνουμε click στο κουμπί Bcc->
5. Τέλος στο πεδίο Bcc-> μπορούμε να προσθέσουμε και διευθύνσεις email επαφών που δεν έχουμε καταχωρημένες, γράφοντας απευθείας τη διεύθυνσή τους και προσέχοντας απλά να τις διαχωρίζουμε με το σύμβολο ;

Είμαστε πλέον έτοιμοι να συνθέσουμε το μήνυμα και να το αποστείλουμε