Η επιχείρηση είναι ουσιαστικά ένας οργανισμός που αποτελείται, ανεξαρτήτως μεγέθους, από διάφορα τμήματα που το κάθε ένα από αυτά έχει συγκεκριμένο προσανατολισμό. Αρχικά υπάρχει το τμήμα προμηθειών. Αυτό ασχολείται με την ανίχνευση και αξιολόγηση προμηθευτών αλλά και με την αγορά πρώτων υλών ή εμπορευμάτων. Στη συνέχεια το τμήμα της αποθήκης το οποίο είναι επιφορτισμένο με την παραλαβή των εμπορευμάτων από τους προμηθευτές, τη τοποθέτηση τους στα κατάλληλα σημεία αλλά και την παρακολούθηση των αποθεμάτων. Έπειτα το τμήμα του μάρκετινγκ και των πωλήσεων. Στόχος του είναι η διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες, η προσέλκυση νέων και παράλληλα η παροχή μεταπωλητικής υποστήριξης (after sales service) σε αυτούς. Ένα άλλο σημαντικό τμήμα είναι το χρηματοοικονομικό και λογιστικό. Ο ρόλος του είναι η είσπραξη των οφειλών από τους πελάτες αλλά και η πληρωμή των προμηθευτών. Ακόμη καθορίζει την χρηματοοικονομική στρατηγική της επιχείρησης, ετοιμάζει τις χρηματοοικονομικές καταστάσεις και διαχειρίζεται το κεφάλαιο κίνησης. Ακόμη, υπάρχει το τμήμα των λειτουργιών το οποίο σχεδιάζει, προγραμματίζει, εκτελεί και ελέγχει όλες τις διαδικασίες που διέπουν την επιχείρηση.
Τέλος, υπάρχει το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού που ασχολείται με έναν από τους πιο σημαντικούς πόρους της επιχείρησης, τα στελέχη της. Μέλημα του είναι η προσέλκυση κατάλληλων ανθρώπων, η εκπαίδευση και ανάπτυξή τους καθώς και υποκίνηση ώστε να είναι ταυτόχρονα παραγωγικοί και αποδοτικοί.
Σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις συναντάται επίσης το τμημα έρευνας και ανάπτυξης που στοχεύει στην ανάπτυξη νέων προϊόντων και υπηρεσιών που ικανοποιούν τις συνεχώς αυξανόμενες ανάγκες των καταναλωτών.
Το κάθε τμήμα, συνεπώς, επιτελεί ένα συγκεκριμένο σκοπό και είναι εξίσου σημαντικό για την απόδοση μιας επιχείρησης. Ωστόσο, η πληροφορία παραμένει πάντα ο πιο σημαντικός πόρος για μια επιχείρηση. Είναι φανερό πως η πολυπλοκότητα που επικρατεί σε έναν οργανισμό καθιστά δύσκολη την επικοινωνία και την συνεννόηση ανάμεσα στα τμήματα.
Σε αυτό λοιπόν το σημείο έρχεται η πληροφορική τεχνολογία η οποία με σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα Προγραμματισμού Επιχειρησιακών Πόρων (ERP) συμβάλλει καθοριστικά στην βελτιστοποίηση των διαδικασιών και συνεργιών μεταξύ των τμημάτων. Ένα σύγχρονο ERP ουσιαστικά, «ολοκληρώνει» μια επιχείρηση κάνοντας την πιο ευέλικτη και προσαρμόσιμη στις ανάγκες ενός μεταβαλλόμενου και απαιτητικού περιβάλλοντος. Με την υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος η επιχείρηση, σε πραγματικό χρόνο, είναι σε θέση να γνωρίζει, ανάμεσα σε άλλα, τα οικονομικά της μεγέθη, να έχει πλήρη εικόνα των πελατών και των προμηθευτών, να είναι ενήμερη για τα αποθέματα των εμπορευμάτων ή των προϊόντων της.
Η απόκτηση ενός ERP βοηθά όχι μόνο μια επιχείρηση να μειώσει το λειτουργικό της κόστος, αλλά συμβάλλει με τον πιο καθοριστικό τρόπο στην υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών που είναι και το «κλειδί» για την βιωσιμότητα και την ανάπτυξή της.
