Φορολογικοί μηχανισμοί τύπου Α και Β

Μηχανογραφική είναι η έκδοση των στοιχείων για την οποία γίνεται χρήση ηλεκτρονικών μέσων και ανεξάρτητα από το είδος του λογισμικού που χρησιμοποιείται για την έκδοση των στοιχείων, αυτά πρέπει να σημαίνονται μέσω μηχανισμού σήμανσης (ΕΑΦΔΣΣ). Οι Ειδικές Ασφαλείς Φορολογικές Διατάξεις Σήμανσης Στοιχείων (ΕΑΦΔΣΣ) για την έκδοση, σήμανση και διαφύλαξη του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων έγιναν υποχρεωτικές με την ΠΟΛ 1284/20-12-2002.Αυτές αναφέρονται στον ηλεκτρονικό μηχανισμό που περιγράφεται στην ΠΟΛ 1257/2002 του Υπουργείου Οικονομικών και συνδέεται μέσω σειριακής θύρας (RS232) ή μέσω θύρας USB με τον Η/Υ, επιτρέποντας την έκδοση, τη σήμανση και τη διαφύλαξη των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται μέσω Η/Υ . Ήδη έχουν κατασκευαστεί ΕΑΦΔΣΣ που υποστηρίζουν τη δικτυακή λειτουργία, επιτρέποντας έτσι τη χρήση τους  από οποιοδήποτε Η/Υ. Υπάρχουν 2 τύποι φορολογικών μηχανισμών: ο τύπος Α και ο τύπος Β. Η επιλογή του τύπου του φορολογικού μηχανισμού (Α ή Β) καθορίζεται από το λογισμικό που συνδέει το μηχανισμό με τον Η/Υ. Η συσκευή του φορολογικού μηχανισμού είναι η ίδια και για τους 2 τύπους. Η διαφορά τους έγκειται στον τρόπο με τον οποίο, το σύστημα μηχανογράφησης (ERP) που χρησιμοποιείται για την έκδοση των στοιχείων, επικοινωνεί με τη συσκευή.

 Στον τύπο Α:

·       Το σύστημα μηχανογράφησης (ERP) δε γνωρίζει την ύπαρξη του μηχανισμού, όποτε δεν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ της διαδικασίας έκδοσης παραστατικού και του μηχανισμού

·       Η επικοινωνία του Η/Υ και του φορολογικού μηχανισμού εκτελείται από άλλο πρόγραμμα το οποίο προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή σε ότι είναι προς εκτύπωση

·       Το σύστημα μηχανογράφησης δεν παίρνει πληροφορίες από το φορολογικό μηχανισμό σχετικά με την ψηφιακή υπογραφή που έχει δοθεί

·       Το σύστημα μηχανογράφησης δε γνωρίζει την κατάσταση του μηχανισμού σε καμία φάση της έκδοσης παραστατικού και συνεχίζει την έκδοση ανεξάρτητα απ’ αυτόν

·       Για να δοθεί σήμανση σε κάποιο παραστατικό απαιτείται παραμετροποίηση

·       Το σύστημα μηχανογράφησης δεν διατηρεί ιστορικό παραστατικών  και δεν διαχειρίζεται το ιστορικό του πρωτότυπου παραστατικού οπότε ο χρήστης δεν μπορεί να παρακολουθεί την ψηφιακή υπογραφή κάθε παραστατικου

·       Το σύστημα μηχανογράφησης δεν αναγνωρίζει ποια παραστατικά θα πάρουν σήμανση και ποιά όχι. Υπεύθυνο για τη σήμανση είναι το λογισμικό που συνδέει το σύστημα μηχανογράφησης με το φορολογικό μηχανισμό

Στον τύπο Β:

·       Το σύστημα μηχανογράφησης επικοινωνεί πλήρως και άμεσα με το μηχανισμό

·       Ξέρει τα παραστατικά που πρέπει να εκδοθούν με σήμανση

·       Προειδοποιεί το χρήστη στην περίπτωση που προσπαθήσει να εκδώσει παραστατικό που απαιτεί σήμανση και ο Η/Υ δεν διαθέτει μηχανισμό σήμανσης

·       Ελέγχει τη διαφορά ώρας που υπάρχει ανάμεσα σε Η/Υ και μηχανισμό και προειδοποιεί αν δεν είναι αποδεκτή

·       Καθιστά εύκολη την αποστολή ψηφιακών παραστατικών με υπογραφή

·       Υπάρχει δυνατότητα προβολής και επανεκτύπωσης του πρωτότυπου παραστατικού

·       Η σήμανση αποθηκεύεται μέσα στη βάση δεδομένων του συστήματος μηχανογράφησης

Με τους φορολογικούς μηχανισμούς επιτυγχάνεται:

ü  Η σήμανση και η πιστοποίηση της γνησιότητας των εκδοθέντων στοιχείων

ü  Η δυνατότητα εξακρίβωσης της γνησιότητας των στοιχείων αυτών και η ευκολότερη διασταύρωση τους από τους ελεγκτικούς μηχανισμούς

ü  Η μείωση του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων και του φόρτου εργασίας των φορολογικών υπηρεσιών για τη σήμανση των στοιχείων

ü  Η ασφαλής διατήρηση και φύλαξη αντιγράφων σε ηλεκτρονική μορφή