Πως το Microsoft SharePoint 2013 μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση σας

Κάθε επιχείρηση θεωρεί ιδανικό σενάριο να μπορεί να συντονίσει χωρoταξικά όλες τις εργασίες της σε ένα δωμάτιο!Με αυτόν τον τρόπο τα μέλη της ομάδας θα μπορούν να να μοιράζονται και να επεξεργάζονται την δουλειά τους άνευ καθυστερήσεων.Δυστυχώς όμως οι περισσότερες επιχειρήσεις αναγκάζονται να εξαπλώνονται σε άλλες πόλεις ή ακόμη και σε άλλες χώρες δυσκολεύοντας τους εργαζόμενους στην ολοκλήρωση της εργασίας τους . Η λύση που προτείνεται για αυτούς είναι το Microsoft SharePoint.


To Microsoft SharePoint είναι μία πλατφόρμα λογισμικού η οποία επιτρέπει:
1. Την δημιουργία και διαχείριση intranet portal,
2. Την διαχείριση αρχείων και εγγράφων,
3. Την συνεργασία με τα εσωτερικά και εξωτερικά μέρη της επιχείρησης,
4. Την αυτοματοποίηση των εργασιών μέσω διαγραμμάτων ροής εργασιών και ηλεκτρονικών φορμών,
5. Την δημιουργία κοινωνικού δικτύου μέσα στην επιχείρηση,
6. Την δημιουργία και διατήρηση ιστοσελίδων που απευθύνονται στο εξωτερικό της επιχείρησης.

Ουσιαστικά δηλαδή πρόκειται για μία πλατφόρμα η οποία λειτουργεί σαν παγκόσμιο δίκτυο αλλά μέσα στο πλαίσιο της επιχείρησης.Δεν είναι επίσης τυχαίο το γεγονός πως το χρησιμοποιεί το 75% των Fortune 500 επιχειρήσεων,δηλαδή η ελίτ των επιχειρήσεων παγκοσμίως.
Παρακάτω περιγράφονται ορισμένα tips για την αποτελεσματική διαχείριση του Share Point από τις επιχειρήσεις που κάθε manager οφείλει να γνωρίζει : 

• Το SharePoint είναι πολύ δημοφιλές

Η Microsoft υποστηρίζει ότι αποτελεί μία από τις πλέον ταχέως αναπτυσσόμενες εφαρμογές για επιχειρήσεις τα τελευταία χρόνια.Το SharePoint το 2009 είχε κερδίσει 1,3 δις δολάρια από μία εγκατεστημένη βάση  100 εκατομμυρίων χρηστών.Αυτό σημαίνει ότι έχει κερδίσει την εμπιστοσύνη των επιχειρήσεων και οι managers πρέπει να ξέρουν ότι διαθέτουν ένα εργαλείο το οποίο θα είναι στην αγορά για πολλά ακόμη χρόνια και θα αποφέρει σίγουρο κέρδος.Είναι μία πολύ σωστή και στρατηγική λύση.

• Το SharePoint είναι πολλά πράγματα για πολλούς ανθρώπους

Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω το SharePoint αποτελεί γκάμα πολλών άλλων εφαρμογών.Έτσι κάποιος εργαζόμενος μπορεί:
• Να κάνει κοινή χρήση του περιεχομένου της εργασίας του,
• Να δικτυώνεται με τους υπόλοιπους υπαλλήλους,
• Να δημιουργεί extranet, intranet και portal,
• Να αναπτύσσει την συνεργασία χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα εργαλεία που θα αναζητήσει σε όλο το εύρος της επιχείρησης.

Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το SharePoint για να εκτελέσουν πολλές διαφορετικές εργασίες ή να εκτελέσουν την ίδια εργασία με διαφορετικούς τρόπους.Για παράδειγμα 
μία ομάδα εργαζομένων μπορεί να κατασκευάσει το online portal μέσω του εργαλείου SharePoint out-of-the-box look και μία δεύτερη να διερευνήσει πως το portal αυτό θα ταιριάξει με την υπάρχουσα web παρουσία της επιχείρησης.Καθήκον των managers είναι να διασαφηνίσουν πως είναι ο καταλληλότερος τρόπος χειρισμού του SharePoint.

• Κάντε ένα πλάνο πριν χρησιμοποιήσετε το SharePoint

Προτού αρχίσετε να εφαρμόζετε το SharePoint στην καθημερινότητα σας θα ήταν καλό να κάνετε ένα βοηθητικό πλάνο για τις ομάδες που θα το χειριστούν το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνει:
• Μία ταξινόμηση των δεδομένων που θα εισαχθούν, 
• Ποια κομμάτια της εφαρμογής θα χρησιμοποιηθούν και από ποιους,
• Ποιος  θα εποπτεύει τον κάθε χρήστη.
Κανένα εργαλείο δεν θεωρείται χρήσιμο από μόνο του αλλά μόνο σε αλληλεπίδραση με άλλα εργαλεία.Για τον λόγο αυτό οι managers της επιχείρησης θα πρέπει να συντάξουν ένα σχέδιο εφαρμογής.

• Το SharePoint βασίζεται σε πολλών ειδών τεχνολογίες

Για να λειτουργεί σωστά το SharePoint θα πρέπει να εκτελούνται τέλεια τα παρακάτω προγράμματα:Windows, βάση δεδομένων SQL, Internet Information Server, Active Directory, Domain Name System, e-mail servers για εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα καθώς και το δίκτυο της επιχείρησης. 
Αυτόματα το παραπάνω σημαίνει ότι είναι απαραίτητη η τεχνική υποστήριξη και θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψιν από τον πρώτο κιόλας σχεδιασμό  Σε περίπτωση που κάποιο πρόγραμμα υπολειτουργεί το SharePoint θα βγει offline και η πραγματική αιτία θα είναι κρυμμένη στην IT δομή.

• Ο εντοπισμός των λύσεων γίνεται ευκολότερος

Συνδεθείτε με άτομα σε όλη την εταιρεία σας και εντοπίστε εύκολα ενδιαφέροντα, προηγούμενα έργα και έγγραφα στα οποία έχουν εργαστεί.
Μετατρέψτε ακατέργαστα δεδομένα σε εντυπωσιακές διαδραστικές αναφορές με το Excel 2013 και δημοσιεύστε τις στο SharePoint για να μοιραστείτε απόψεις με τα άτομα που συνεργάζεστε.Προσαρμόστε και περιορίστε την αναζήτησή σας για να επιτύχετε περισσότερο σχετικά αποτελέσματα και λάβετε συστάσεις για τα άτομα και τα έγγραφα που θα παρακολουθήσετε. Όλες αυτές οι κινήσεις πλέον γίνονται εύκολα και γρήγορα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία του SharePoint.

Η εφαρμογή SharePoint είναι εδώ για να δώσει λύσεις σε κάθε επιχείρηση που την χρησιμοποιεί.Φυσικά θα πρέπει να γίνεται ένας ολοκληρωμένος σχεδιασμός για να λειτουργήσει σωστά και αποτελεσματικά αλλά σίγουρα πρόκειται να αλλάξει την ροή της επιχείρησης που θα το θέσει σε εφαρμογή.